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Come ottenere una gestione del tempo ottimale in farmacia

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In questo post ti fornirò alcuni spunti per ottimizzare la gestione del tempo nella tua farmacia.

Ti racconterò delle tecniche utilizzate dai farmacisti più innovativi presenti nel territorio italiano che gli hanno permesso di portare l’organizzazione della farmacia ad un livello superiore.

Argomenti del genere sono enormi e per trattarli in maniera completa dall’inizio alla fine, considerando le loro sfumature e differenti casistiche, si richiederebbe un articolo talmente lungo che potrebbe diventare un libro.

Per questo qui troverete uno degli aspetti che governano una corretta gestione del tempo in farmacia. In altri articoli parlerò di altre strategie per ottimizzare il tempo in farmacia; abbiate pazienza, i contenuti ci sono, le idee pure, quello che è difficile e lungo è metterle per iscritto.

Ad ogni modo, ecco una prima parte.

La normale obiezione ad un consulente che si occupa di gestione del tempo in farmacia.

“Dottore, io devo stare a banco, devo far gli ordini, devo controllare i corrispettivi e devo coordinare i miei collaboratori…non ho tempo per seguire il marketing della farmacia.”

Questa è una delle frasi che sento più spesso quando parlo di strategia con un cliente. 

Spesso l’analisi per creare un piano strategico è un processo piuttosto lungo che porta alla consapevolezza che bisogna investire tempo e risorse su qualche attività che possa dare un valore aggiunto.

Il più delle volte si traduce in una strategia di marketing.

Tutti dovrebbero avere una risorsa dedicata alla gestione del marketing in azienda, anche se si parla di una farmacia, piccola, di paese. Ebbene si, fare un buon marketing serve sempre e servirà sempre di più in futuro. 

Ma non è questo il punto, non di questo articolo se non altro.

Il punto è che nel momento in cui alla farmacia serve cambiare passo per rimanere competitiva nel mercato risulta necessaria l’attuazione di una nuova strategia.

Questo è il momento in cui molti farmacisti si trovano in difficoltà. Sono tirati come delle corde di violino, sono sempre in farmacia e non riescono a trovare le energie e le risorse per impegnarsi in qualcosa di nuovo, seppur necessario.

Molto più banalmente: non hanno tempo.

Gestione del tempo
Non cercare di fare i salti mortali. Impara ad ottimizzare il tuo tempo

La gestione del tempo non è una questione semplice.

La faccenda è interessante perchè vedo farmacie con titolari che aprono alle 7.30 di mattina ed escono alle 20.30 di sera e che vogliono vendere l’attività perchè credono di non farcela più; ed altre farmacie invece con il titolare che si manifesta in sede un paio di giorni la settimana per sbrigare le uniche faccende che gli competono personalmente.

Il segreto di questa differenza è intuibile, ma lo vediamo bene più avanti.

Prima facciamo una premessa.

Il settore farmaceutico sta cambiando, si sta rivoluzionando. Il modello di business delle farmacie non è più lo stesso da quando è stato firmato il DDL sulla concorrenza che ha abilitato l’entrata dei capitali nel mercato farmaceutico.

In quel momento abbiamo assistito ad un cambio epocale che ha rimescolato le carte in tavola. Non solo, l’ha rovesciato, quel tavolo.

Questo è uno dei tanti motivi per cui io sono qui a scrivere e tu sei qui a leggermi.

Non voglio dire che una volta fosse facile gestire una farmacia, però questo è un fattore fisiologico. Tutto, nel tempo va ad aumentare il suo grado di complessità. è insito nella natura umana cercare un miglioramento continuo, e questo miglioramento porta con sé una buona dose di complicazioni.

Per fare una cosa fatta bene bisogna curarne ogni suo particolare. Per far crescere un progetto bisogna implementare le azioni. E le aziende devono crescere. Sempre.

Se un’azienda non cresce è un brutto segno. Se l’azienda cala lo è ancor di più, ovviamente.

Ed è per questo che dico che gestire un’azienda qual’è la farmacia diventa complicato, se si seguono le regole di gestione antiquate. 

Una volta non c’era bisogno di consulenti fiscali, la contabilità e la fiscalità erano concetti abbastanza semplici e rudimentali per la maggior parte delle aziende. Per le farmacie c’è sempre stato il tema delle retribuzioni asl, ma anche quello era abbastanza semplice.

Oggi non è obbligatorio avere un consulente, ma se non ce l’hai probabilmente è peggio per te. 

Semplicemente perchè non puoi star dietro a tutto.

Il mercato, le normative, i business model delle reti di distributori, mutano ad una velocità tale che è difficile comprenderli senza un aiuto dall’esterno.

Chi non accetta questa verità sono le stesse persone che credono di non avere bisogno di un consulente o di una riorganizzazione delle risorse. 

Questo fatto non è semplice da accettare perché tutti noi siamo esseri conservativi per cui non ci viene spontaneo adeguarci.

E poi c’è un’altra questione.

Organizzarsi per ottenere una gestione del tempo ottimale all’inizio non è semplice. Richiede tempo e impegno.

Molto spesso però la resistenza è fine a se stessa. Mi spiego meglio. Non c’è un motivo reale per cui non si riesca a delegare ai propri collaboratori parte del lavoro da fare, quello operativo.

Pensi che i tuoi collaboratori non abbiano una chiara visione strategica? Può essere vero, ma questo dev’essere uno stimolo a formarli al meglio. 

Giustamente tu mi dici che non è neanche possibile pensare che tutti i collaboratori vogliano assumersi certe responsabilità. Certo, è fisiologico e va bene così. 

Se però nessuno tra i tuoi collaboratori è interessato ad assumersi nuove responsabilità devi sapere che non potrai mai contare su nessuno e, come vedremo, non è producente.

Tuttavia mi capita di vedere farmacie che sono cresciute senza una visione strategica, in cui il titolare si carica della maggior parte del lavoro e i dipendenti fanno il minimo indispensabile.  Si finisce quindi per dire la solita frase “qui si è sempre fatto così”. Se mi conosci sai che è una frase che non accetto.

Molto spesso il problema degli imprenditori è che non riescono a mollare la presa, non accettano che ci sia qualcun altro che possa gestire la loro azienda. 

In parte è comprensibile. Io comunque ti consiglio di non innamorarti mai troppo della tua impresa. Questo può portare solo a problematiche in futuro. Sì perché non sei lucido, il tuo giudizio sarà prevalentemente soggettivo ed in questo modo le probabilità di sbagliare saranno enormemente maggiori.

Non solo, così come dice il titolo di questo articolo uno dei problemi maggiori che potrai incontrare è che non avrai tempo perchè penserai che nessuno meglio di te può svolgere quel lavoro senza dare a nessuno la possibilità di provarci e di crescere.

Ottimizzare le proprie risorse è piuttosto difficile se non hai imparato a fidarti di nessuno e se credi che i tuoi collaboratori non siano in grado di farlo (come te).

Ti svelerò un segreto: i tuoi collaboratori sono assolutamente in grado di svolgere quel ruolo e di portarlo a termine. Anzi, può capitare che siano anche più bravi di te.

E non c’entrano le competenze, non c’entra l’intelligenza, c’entra il fatto che nella maggior parte dei casi il collaboratore ha una visione più oggettiva della realtà dell’azienda e non è influenzato da dinamiche personali.

“Dobbiamo cominciare a considerare la farmacia come un’azienda e i farmacisti all’interno come dei manager.”

Francesco Zanetti

Il ruolo dei manager infatti non è altro che quello degli esecutori. Il manager porta a termine un compito nel modo più efficace possibile.

Come ti dicevo all’inizio il segreto per gestire una farmacia in maniera ottimale e avere anche tempo per se stessi è uno solo: avere, gestire e perfezionare un team.

Il lavoro di gruppo permette di ottimizzare la gestione del tempo da parte del titolare in quanto ad ogni risorsa viene assegnato un processo e le relative responsabilità liberando quindi tempo al titolare che si può impegnare in attività più redditizie.

La gestione del tempo grazie al team
Investire nel gruppo permette di ottimizzare il tuo tempo

Delegare permette al collaboratore di essere più consapevole rispetto ai compiti che deve portare a termine e di sentirsi più parte della farmacia invece che meri esecutori di direttive. 

Un dipendente che si sente parte della realtà in cui lavora rende fino al 71% in più. (L’articolo lo trovi qui.)

Una squadra ben oliata permette di innestare un circolo virtuoso che possa autoalimentarsi.

Non solo, un team affiatato e istruito saprà cosa deve fare. In questo modo infatti si va a prevenire una possibile flessione da parte del titolare. Ma ancor più banalmente…questi potrà andare in vacanza senza ansie. Vuoi mettere? 🙂

Inoltre c’è un’altro aspetto importante. La farmacia è vissuta dai dipendenti molto più in proporzione di quanto non faccia un titolare.

L’ottimizzazione del tempo passa per la gestione delle risorse

Seguimi in questo ragionamento.

Se una farmacia con un unico titolare ha altri 6 collaboratori, per quanto il titolare rimanga sempre in farmacia, tutto il giorno, ci sono 6 volte più possibilità che un cliente venga in contatto con il dipendente che non con il titolare. Se poi quest’ultimo rimane nel suo ufficio a sbrigare le questioni burocratiche ecco che il rapporto di questa probabilità cresce vertiginosamente.

In sostanza un cliente sarà più facilmente portato ad identificare il farmacista che si trova di fronte come “la farmacia”, e non per forza il titolare, che vede solo rare volte.

Il farmacista dipendente ha quindi un peso molto importante all’interno dell’azienda farmacia.

Non solo, il farmacista dipendente avrà una conoscenza delle dinamiche del banco molto più approfondita rispetto a quei titolari che stanno sempre dietro il banco a sbrigare le questioni burocratiche.

Attuare questo cambio di mentalità non è automatico, anzi spesso vedo più difficoltà di quelle che si possano immaginare.

Se hai la forza di capire che bisogna cambiare qualcosa dovresti avere anche la forza per capire che da lì dovrai fare una serie di modifiche “a cascata” su tutta l’organizzazione aziendale.

Gli effetti di una gestione innovativa

Non solo il titolare dovrà essere in grado di cambiare, ma anche gli stessi collaboratori saranno investiti di più responsabilità.

Questo nella maggior parte dei casi è un bene (molto spesso nella progettazione dei piani incentivanti ho scoperto che ciò che desidera la maggior parte dei dipendenti non è una maggior retribuzione economica ma un maggior carico di responsabilità, che lo gratifichi di più).

Cambiare l’approccio e fidarsi delle persone permette di rendere l’azienda farmacia più snella e dinamica, che possa rispondere alle esigenze del mercato.

Come si fa ad avvicinarsi ad un cambiamento simile?

Si dice sempre che in azienda le direttive non debbano seguire una direzione top down, che vada direttamente dal titolare ai dipendenti, ma dovrebbe essere quanto più trasversale possibile, che sia condivisa e accettata da tutti.

Ovviamente la figura del titolare mantiene la sua autorevolezza ma questi deve essere visto come un leader e non come un capo. (Vi parlerò anche di questo).

Non ti posso dire quanto ci metterai o quanto difficile sarà traghettare tutto il tuo team verso una gestione di questo tipo. Le dinamiche sono talmente varie e talmente personalizzate su ogni farmacia che ci potresti mettere 1 mese, così come 6 o un anno.

Posso solo dirti che una volta che avrai imparato a gestire la farmacia come un’azienda ti ritroverai in mano un’impresa molto più flessibile e dinamica. Una farmacia che riuscirà a stare al passo con le esigenze del mercato, e anche essere tu stesso un trend setter.

Che dici? Ha senso provarci?

Francesco

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