Tra tutte le problematiche del farmacista titolare, una delle più sentite è quella del time management in farmacia.

La gestione del tempo all’interno della farmacia è un ostacolo contro cui tutti prima o poi si scontrano. È difficile infatti portare avanti i propri progetti se poi non si ha materialmente il tempo per metterli in pratica.

La verità è che non è semplice gestire il tempo in farmacia, e se stai leggendo questo articolo probabilmente sei d’accordo con me.

C’è sempre qualcosa da fare, c’è sempre qualche emergenza da risolvere. Si hanno letteralmente troppe cose da fare.

Tuttavia è possibile migliorare sotto questo punto di vista ed arrivare ad un livello che ti permetta di gestire la farmacia così come vorresti.

Spesso gli obiettivi non vengono centrati non per una tattica sbagliata, o per degli errori nella strategia, ma per carenza di tempo e risorse a disposizione per pianificare ed eseguire il progetto.

Esistono alcune regole che ora ti spiego, che ti possono aiutare a gestire meglio il tuo tempo.

Time management: impara a delegare

La delega è un’abilità di gestione vitale, ma è difficile metterla in pratica.

Normalmente la difficoltà nel delegare è data dal fatto che ci vorrebbe molto tempo a spiegare come eseguire correttamente l’attività. A questa si collega la paura che venga fatto un errore e poi perdere ulteriore tempo per sistemare.

Altre volte è la necessità, molto umana, di sentirsi indispensabili per la propria squadra in quanto custode di conoscenze specifiche.

Spesso è semplicemente la mancanza di fiducia negli altri e la comprensibile convinzione di sentire di essere gli unici a fare bene il lavoro.

Sono alcune tra le tante motivazioni che ci portano a far fatica a delegare. E sono tutte comprensibili.

Magari potrebbe anche portare dei vantaggi il delegare, o magari no. L’unica cosa certa è che, se decidiamo di farlo, ci occuperà ulteriore tempo per formare la persona cui affidare l’incarico. E questo tempo fai fatica a trovarlo.

Sono d’accordo con te. L’inizio non è facile. Ci vuole una certa dose di fiducia e di rischio.

Ma sei davvero convinto che alla fine dei conti questa sia la strada più giusta? Pensa al lungo periodo, pensa al tempo che, dopo una fase iniziale, andresti a recuperare per fare cose utili o alla tua vita privata o alla farmacia stessa generando attività a valore.

Provaci.

Fallo per davvero.

Time management: Investi in formazione

Ci colleghiamo al paragrafo precedente. È difficile che i tuoi collaboratori ti possano aiutare se non hanno gli strumenti e le competenze per farlo.

Una squadra performante è quella in cui tutti hanno competenze di alto livello.

Investire nella formazione inoltre genererà nel collaboratore un maggior commitment verso la farmacia riducendo le probabilità che se ne vada, e tu sai che, soprattutto in questo periodo, non è proprio il caso che succeda.

Quando parlo di formazione non mi riferisco solo a corsi su argomenti scientifici. Master e specializzazioni in fitoterapia, galenica, omeopatia, sono certamente utilissimi per innalzare la qualità del servizio offerto al paziente; tuttavia non sono da dimenticare anche tutte le specializzazioni sul lato tecnico e gestionale.

Nel corso executive CUOA che ho presieduto in qualità di tutor tra gli allievi c’era un dipendente addetto al magazzino di una grande farmacia. Il titolare voleva che questi avesse una competenze prettamente gestionale per aiutarlo nella gestione del magazzino. Non è una cosa scontata.

Il farmacista inoltre dovrà essere sempre più una figura competente su più fronti; non sto dicendo una novità spero.

Se credi che nel futuro al farmacista basterà dispensare i prodotti con un consiglio altamente specializzato, purtroppo credo che tu non stia considerando il cambiamento in atto.

Competenze digitali quali la gestione di una mail o di un programma di creazione contenuti come Canva sono due esempi molto semplici di attività che fino a qualche anno fa non erano nemmeno contemplati.

E dove arriveremo tra qualche anno? Marketing automation, Blockchain, consulenze da remoto, delivery sono alcuni tra i macro temi che dovremo affrontare.

Time management in farmacia: investi in tecnologia

Nulla è più utile della tecnologia applicata per semplificare la vita.

Quanto tempo ci metti oggi a comunicare con tutti i tuoi follower? Una manciata di secondi, un click ed è fatta. Quello dei social è una tecnologia accessibile a tutti perché gratuita.

Ci sono moltissimi altri programmi (che per la verità hanno un costo ancora contenuto) che ti aiutano a svolgere operazioni mirate che prima ti avrebbero fatto perdere molto tempo.

Pensa solamente all’utilizzo delle strategie di remarketing possibili con una fidelity card: comunicare solamente con le persone in target con il tuo messaggio.

Time management in farmacia: pianifica

La pianificazione è fondamentale per gestire il tuo tempo.

Non riuscirai sempre a rispettare gli step che hai prefissato ma sarà comunque un elemento utilissimo che ti fornirà una direzione da intraprendere.

Time management in farmacia: impara a prioritizzare

La prioritizzazione è fondamentale per la produttività.

Non stabilire delle priorità al tuo lavoro ti porterà a sprecare tempo ed energie in attività non a valore che ti allontaneranno dal raggiungere il tuo obiettivo.

Pesa sempre l’urgenze rispetto all’importanza del compito.

Ci sono attività che devono essere svolte oggi perché la loro scadenza è odierna quindi sono urgenti. Altri compiti che devono essere svolti oggi perché sono importanti.

Ma come capire se fare prima l’urgente o l’importante?

Realisticamente, c'è una sovrapposizione tra i due. La cosa migliore per iniziare è fare un elenco di tutto ciò che devi fare. Quindi, su una scala da 0 a 10, classifica l'urgenza di ogni attività.

Successivamente, su una scala da 0 a 10, classifica l'importanza di ogni attività. Somma i punteggi e classifica i tuoi compiti in questo modo. In questo modo potrai lavorare in primis sull'attività con il punteggio più alto e successivamente con tutte le altre in ordine di punteggio.

Ordina le attività in base alle stime dello sforzo. Se hai diverse attività urgenti e importanti che richiedono la tua concentrazione, potrebbe essere meglio metterle in ordine dalla maggior parte dello sforzo richiesto al minimo sforzo richiesto.

Sii realistico. Devi essere realistico su quanto lavoro puoi effettivamente fare ogni giorno. In caso contrario, supererai le pause e raggiungerai un punto di rottura perché non sei in grado di finire tutto ciò che hai deciso di fare e hai detto al tuo capo o ai tuoi colleghi che avresti fatto.

Parte della definizione delle priorità consiste nel rendersi conto di ciò che puoi o non puoi ottenere in un giorno.

Presta attenzione ai cosiddetti costi sommersi: c'è un effetto psicologico in cui noi, come esseri umani, ci sentiamo obbligati a continuare a fare qualcosa solo perché ci abbiamo già dedicato tempo e sforzi.

Questo errore può rallentare enormemente la tua produttività. Indipendentemente da come impiegherai il tuo tempo d’ora in avanti, non recupererai mai il tempo che hai dedicato a un compito ormai irrilevante.

La cosa migliore che puoi fare è andare avanti e smettere di lavorare verso la priorità sbagliata, ri-focalizzandoti e ridefinendo le priorità in modo da poter rimanere produttivo e portare a termine compiti importanti.

Analizza il flusso dei lavori ed elimina i colli di bottiglia

L’analisi dei processi interni è un’attività molto complessa ma che ti permette di avere una visione d’insieme sul workflow della tua farmacia.

Spesso il punto critico è il passaggio della merce e delle informazioni dal magazzino alla farmacia.

Presta attenzione ad eventuali inefficienze. Un processo fluido ti permetterà di dover gestire meno criticità.

Motiva i collaboratori e dai loro responsabilità

Se il tuo personale è motivato e comprende a fondo quali sono gli obiettivi della farmacia avrà bisogno di meno controllo.

Ho rilevato che spesso il problema è che i collaboratori non sono allineati con gli obiettivi del titolare. Se nessuno guarda nella stessa direzione sarà difficile raggiungere il risultato.

Ecco che allora ti consiglio di motivare i collaboratori investendo nel dialogo con loro, finalizzato anche a capire quali sono le loro leve. Quali sono i loro obiettivi personali e in che modo unire le forze per raggiungere l’obiettivo.

Un team che lavora bene ed in armonia permette di ottimizzare molte attività altrimenti difficili come il dover riportare sempre in carreggiata il team.

Monitora costantemente per correggere il tiro

Ogni azione che facciamo, in farmacia così come altrove, deve sempre essere ottimizzata, migliorata, implementata.

La manutenzione delle attività e l’aggiornamento degli obiettivi è fondamentale.

Strumenti di time management: Eisenhower matrix

Uno strumento molto utile per gestire il tuo tempo è una matrice inventata proprio dal Gen. Eisenhower.

Questo strumento ti aiuterà ad ottimizzare il tuo tempo semplicemente chiarificando le priorità del tuo lavoro.

Ogni mattina ti consiglio di disegnare questa matrice su un foglio di carta e scrivere la lista delle operazioni che ti sei posto di fare.

Come vedi in alto a sinistra dovrai inserire le attività urgenti e importanti. Quelle che proprio non puoi rimandare e che sono fondamentali perché appunto importanti.

In alto a destra le attività importanti ma non urgenti. Non serve che tu le esegua subito ma è importante pianificarne l’azione.

Poi (in basso a sx) ci sono le cose urgenti ma non importanti. Quelle che puoi delegare senza problemi. Queste attività ti toglierebbero tempo ma al tempo stesso, se le facessi, non sarebbero attività a valore aggiunto. E ricordati che il tuo costo orario è piuttosto elevato ****pertanto non vorrai impiegare il tuo tempo in attività non a valore.

Infine abbiamo le attività non urgenti e non importanti. Queste in linea teorica potresti anche fare a meno di farle. Ti potrai chiedere se effettivamente ha senso farle. Se così fosse saresti probabilmente obbligato a spostarle su un altro riquadro.

Conclusioni

Per un efficace time management in farmacia parti da quest’ultimo strumento. È uno dei tanti per il time management ma al tempo stesso forse il più utile.

Inizia a piccoli passi e tieni a mente i vari step.

Poi fammi sapere eh ;)